Cửa hàng bán ở quầy đã ổn, giờ muốn có thêm một website bán hàng mang tên mình. Câu hỏi đến ngay sau đó: website có cần nối với phần mềm bán lẻ đang dùng không, hay để hai bên chạy riêng, nhân viên cập nhật tay?
Câu trả lời thật là tuỳ cửa hàng. Có nơi chưa cần nối, nối sớm chỉ tốn tiền. Có nơi không nối thì tuần nào cũng phải gọi xin lỗi khách vì bán món đã hết. Bài này giúp bạn biết mình đang ở trường hợp nào, và nếu nối thì cần quyết định gì trước khi bàn chuyện kỹ thuật.
Khi nào chưa cần nối
Nối hai hệ thống là một khoản đầu tư, và nó chỉ đáng khi công sức cập nhật tay đã lớn hơn. Bạn chưa cần nối ngay nếu:
- Số mã hàng đưa lên website ít và ít thay đổi, chẳng hạn vài chục sản phẩm chủ lực.
- Đơn online còn ít, một người nhìn qua mỗi ngày là xử lý hết.
- Hàng bán online có kho riêng hoặc số lượng để riêng, không tranh với hàng trên kệ.
- Giá trên website ít khi đổi, khuyến mãi tại quầy không áp dụng cho online.
Trong trường hợp này, một quy tắc đơn giản là đủ: ai cập nhật website, cập nhật lúc nào, và món nào sắp hết thì tạm ẩn hoặc ghi "tạm hết" trên website. Chú ý giữ lại trang sản phẩm thay vì xoá, vì xoá trang thì link khách đã lưu hay đã chia sẻ thành trang lỗi.
Dấu hiệu đã đến lúc nối
Ngược lại, hãy tính chuyện nối khi bạn thấy một trong những điều sau lặp lại:
- Bán vượt hàng: khách đặt online món vừa bán hết ở quầy, cửa hàng phải gọi huỷ đơn hoặc đổi món.
- Giá lệch: giá trên website khác giá ở quầy vì quên sửa một bên, khách chụp màn hình hỏi lại.
- Nhập đơn hai lần: đơn online phải gõ lại vào phần mềm bán hàng để trừ kho và tính doanh thu.
- Không biết khách là ai: khách mua ở quầy rồi mua online, nhưng hai bên là hai hồ sơ khác nhau, điểm tích luỹ không cộng chung.
- Báo cáo phải ghép tay: cuối tháng muốn biết tổng doanh thu, tổng bán theo nhóm hàng thì phải xuất hai nơi rồi cộng lại.
Càng nhiều mã hàng, càng nhiều chi nhánh, càng nhiều đơn online thì những chuyện này càng hay xảy ra, và chi phí của việc cập nhật tay càng lớn.
Quyết định trước: ai giữ bản đúng
Trước khi hỏi "nối bằng cách nào", hãy trả lời câu hỏi quan trọng hơn: với từng loại dữ liệu, bên nào là nơi giữ bản đúng? Bên còn lại chỉ nhận và hiển thị, không tự sửa. Nếu cả hai bên đều cho sửa, sớm muộn hai con số sẽ khác nhau và không ai biết số nào đúng.
Cách chia hay gặp ở cửa hàng bán lẻ:
| Dữ liệu | Thường giữ bản đúng ở | Bên kia làm gì |
|---|---|---|
| Mã hàng, tên, biến thể (size, màu) | Phần mềm bán lẻ | Website nhận danh mục |
| Giá bán | Phần mềm bán lẻ | Website hiển thị theo |
| Tồn kho | Phần mềm bán lẻ | Website hiển thị số được phép bán online |
| Mô tả, ảnh, bài giới thiệu sản phẩm | Website | Phần mềm bán lẻ không cần |
| Đơn online | Website tạo đơn | Phần mềm bán lẻ nhận đơn để trừ kho, tính doanh thu |
| Khách hàng, điểm tích luỹ | Phần mềm bán lẻ | Website tra cứu và ghi nhận theo |
Bảng này không phải luật. Có cửa hàng muốn quản lý giá online riêng, có nơi tạo sản phẩm mới trên website trước. Điều quan trọng là chốt bằng văn bản trước khi làm, để bên làm website và bên làm phần mềm cùng hiểu một cách.
Website bán từ kho nào
Đây là câu hỏi hay bị bỏ qua nhất, và cũng gây rắc rối nhiều nhất khi cửa hàng có từ hai kho, hai chi nhánh trở lên.
- Bán từ một kho cố định: đơn online luôn lấy hàng ở kho tổng hoặc một chi nhánh. Đơn giản, dễ kiểm soát, nhưng có thể báo hết hàng trong khi chi nhánh khác còn.
- Bán từ tổng các kho: website thấy tồn của nhiều nơi. Khách ít gặp "hết hàng" hơn, nhưng phải có quy tắc đơn nào lấy hàng ở đâu, và trừ kho đúng nơi đã lấy.
Dù chọn cách nào, nên tính thêm ba chuyện:
- Giữ hàng khi có đơn. Đơn online vừa đặt thì hàng phải được giữ lại, để quầy không bán mất trong lúc chờ đóng gói.
- Trả hàng khi đơn huỷ. Đơn huỷ, khách không nhận thì hàng giữ chỗ phải được trả lại để bán tiếp, nếu không tồn sẽ "mất" dần mà hàng vẫn nằm trên kệ.
- Chừa một phần cho quầy. Với món sắp hết, có thể chỉ cho website bán khi tồn còn trên một ngưỡng, để tránh trường hợp quầy và online cùng bán món cuối cùng.
Nếu ba chuyện này không được làm rõ, số tồn trên phần mềm sẽ bắt đầu lệch với hàng trên kệ, và việc tìm nguyên nhân sẽ khó hơn nhiều.
Đơn online về đâu, ai xử lý
Website tạo đơn rồi, đơn đó đi đâu? Cần trả lời cụ thể:
- Đơn hiện ở màn hình nào, của ai: quản lý cửa hàng, thủ kho, hay một nhân viên phụ trách online?
- Ai xác nhận đơn, ai đóng gói, ai bàn giao cho đơn vị giao hàng?
- Khách thanh toán online thì ai kiểm tra tiền đã vào; khách trả khi nhận hàng thì ai đối soát tiền thu hộ?
- Doanh thu online được tính vào chi nhánh nào, ca nào, để báo cáo cuối ngày không lệch?
Một đơn không ai nhận là một khách hàng bị bỏ quên. Nối hệ thống giúp đơn chạy đúng chỗ, nhưng người nhận đơn vẫn phải được phân công rõ.
Giá và khuyến mãi: chung hay tách riêng
Nhiều cửa hàng muốn giá online khác giá tại quầy, hoặc có mã giảm giá chỉ dành cho website. Điều này làm được, nhưng nên quyết định trước:
- Giá online lấy theo bảng giá nào trong phần mềm bán lẻ, hay website tự quản lý giá riêng?
- Khuyến mãi tại quầy có tự áp dụng trên website không, và ngược lại?
- Khi đổi giá, ai sửa và sửa ở đâu, để không còn chuyện quên sửa một bên?
Giá càng tách riêng thì càng linh hoạt, nhưng cũng càng nhiều chỗ phải nhớ cập nhật. Nếu chưa có lý do rõ ràng, dùng chung một bảng giá là cách ít rủi ro nhất.
Khách hàng mua cả hai nơi
Khách quen mua ở quầy, hôm sau đặt online. Nếu website và phần mềm bán lẻ không nhận ra đó là cùng một người, bạn mất lịch sử mua hàng đầy đủ của khách đó, và chương trình tích điểm chỉ đúng một nửa.
Cần thống nhất nhận ra khách bằng gì, thường là số điện thoại, và khách mua online có được cộng điểm, dùng điểm như ở quầy hay không. Nếu chưa muốn làm phần này ngay, cũng nên ghi lại số điện thoại của khách online theo cùng một định dạng, để sau này gộp được.
Hỏi gì trước khi làm
Dù bạn làm website và phần mềm bán lẻ với cùng một đơn vị hay hai đơn vị khác nhau, hãy hỏi rõ những câu sau trước khi ký:
- Phần mềm bán lẻ đang dùng có cho kết nối với hệ thống khác không, qua cách nào?
- Dữ liệu nào đi từ phần mềm sang website, dữ liệu nào đi ngược lại?
- Đồng bộ ngay khi có thay đổi, hay theo lịch? Nếu theo lịch thì bao lâu một lần?
- Khi kết nối bị gián đoạn thì chuyện gì xảy ra: website vẫn bán theo số cũ, hay tạm ngừng bán?
- Ai chịu trách nhiệm khi hai bên lệch nhau, và ai sửa?
- Phần kết nối nằm trong phạm vi nào của hợp đồng, được báo giá riêng hay gộp chung?
Câu hỏi về lúc kết nối gián đoạn hay bị quên nhất, nhưng lại là lúc dễ bán vượt hàng nhất.
Nối từng phần, không cần nối tất cả
Bạn không cần nối mọi thứ trong một lần. Thứ tự hợp lý thường là bắt đầu từ chỗ đang gây phiền nhiều nhất: với phần lớn cửa hàng đó là tồn kho và đơn hàng, vì đây là nơi bán vượt hàng và nhập đơn hai lần xảy ra. Giá, khách hàng, điểm tích luỹ có thể làm ở giai đoạn sau, khi phần đầu đã chạy ổn.
HD Web Services làm cả hai phía: phần mềm quản lý bán lẻ xây theo quy trình cửa hàng bạn đang chạy, được làm từng phân hệ và có thể nối dữ liệu bán hàng với website, kế toán hoặc hệ thống đang dùng; và website bán hàng có danh mục sản phẩm, giỏ hàng, thanh toán online, quản lý đơn. Chi phí phần mềm bán lẻ được tính theo số phân hệ, số chi nhánh và các tích hợp cần làm, báo giá chia theo giai đoạn sau buổi khảo sát miễn phí. Nếu bạn đang cân nhắc mở website bán hàng cho cửa hàng, hãy kể cho chúng tôi nghe cửa hàng đang bán, nhập kho và xử lý đơn ra sao.