1. Thông tin chúng tôi thu thập
Khi bạn gửi form liên hệ hoặc yêu cầu báo giá, chúng tôi nhận những thông tin bạn tự nhập:
- Họ và tên, số điện thoại (bắt buộc)
- Email và tên công ty (không bắt buộc)
- Nhu cầu, mô tả dự án, ngân sách và thời gian dự kiến
Khi bạn dùng trợ lý chat, chúng tôi nhận nội dung bạn gõ, các thông tin liên hệ bạn tự để lại trong khung chat (tên, số điện thoại, email, Zalo, Telegram, Viber, Facebook…), địa chỉ trang bạn đang xem khi chat và một mã ngẫu nhiên lưu trên trình duyệt để giữ lịch sử cuộc trò chuyện — xem mục 3.
Khi bạn truy cập website, hệ thống có thể ghi nhận tự động một số thông tin kỹ thuật: địa chỉ IP, loại thiết bị, trình duyệt, trang đã xem, thời điểm truy cập và nguồn truy cập. Những thông tin này dùng để vận hành, chống lạm dụng và thống kê, không dùng để xác định danh tính từng người.
Chúng tôi không yêu cầu và không thu thập dữ liệu cá nhân nhạy cảm (sức khoẻ, tài chính cá nhân, sinh trắc học…) qua website. Vui lòng không gửi các thông tin này qua form hoặc khung chat.
2. Mục đích và cơ sở xử lý
Thông tin của bạn chỉ được dùng để:
- Liên hệ lại, tư vấn và gửi báo giá theo yêu cầu của bạn
- Trả lời câu hỏi của bạn qua trợ lý chat
- Chuẩn bị nội dung cho buổi trao đổi và khảo sát dự án
- Gửi email xác nhận đã nhận yêu cầu
- Chống gửi tự động, chống lạm dụng và bảo đảm an toàn cho website
- Thống kê lượt truy cập để cải thiện nội dung và trải nghiệm website
Chúng tôi xử lý thông tin form và thông tin liên hệ trong khung chat dựa trên sự đồng ý của bạn: khi bạn tick ô đồng ý ở form, hoặc khi bạn tự để lại thông tin liên hệ trong khung chat. Bạn có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào (mục 7). Nếu bạn trở thành khách hàng, thông tin liên quan được xử lý để thực hiện hợp đồng và nghĩa vụ kế toán, thuế theo quy định.
Chúng tôi không bán, không cho thuê và không chia sẻ thông tin của bạn cho bên thứ ba vì mục đích quảng cáo.
3. Trợ lý chat
Khung chat trên website là trợ lý ảo dùng trí tuệ nhân tạo (AI), chạy trên Botia — sản phẩm chatbot do HD Web Services phát triển. Câu trả lời được tạo tự động từ tài liệu về dịch vụ của chúng tôi, có thể chưa chính xác hoặc chưa đầy đủ, và không thay cho báo giá chính thức. Khi cần, bạn có thể yêu cầu gặp nhân viên tư vấn.
Để tạo câu trả lời, nội dung bạn gõ được gửi tới nhà cung cấp mô hình AI (Anthropic, Hoa Kỳ) và dịch vụ tìm kiếm ngữ nghĩa (OpenAI, Hoa Kỳ). Lịch sử cuộc trò chuyện và thông tin liên hệ bạn để lại được lưu trên máy chủ của Botia đặt tại Việt Nam, và một bản lịch sử được lưu trên trình duyệt của bạn để bạn xem lại.
Bạn có thể xoá lịch sử trên trình duyệt bằng cách xoá dữ liệu trang web của botia.hdweb.info trong cài đặt trình duyệt. Để xoá dữ liệu trên máy chủ, xem mục 7.
4. Nơi lưu trữ và chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Thông tin bạn gửi qua form không được lưu trong cơ sở dữ liệu của website. Nó được chuyển tới hộp thư và ứng dụng nhắn tin nội bộ của chúng tôi thông qua các nhà cung cấp dịch vụ. Một số nhà cung cấp đặt máy chủ ngoài lãnh thổ Việt Nam, vì vậy thông tin bạn gửi có thể được chuyển và lưu trữ ở nước ngoài.
Các nhà cung cấp chúng tôi đang sử dụng:
- Máy chủ chạy website và Botia — Việt Nam
- Resend — gửi email xác nhận và thông báo nội bộ (Hoa Kỳ)
- Telegram — nhận thông báo yêu cầu tư vấn nội bộ (máy chủ ở nhiều quốc gia)
- Cloudflare Turnstile — chống gửi form tự động (Hoa Kỳ)
- Anthropic, OpenAI — xử lý nội dung trợ lý chat (Hoa Kỳ)
- Google Tag Manager, Google Analytics, Microsoft Clarity — thống kê truy cập (Hoa Kỳ)
Chúng tôi chỉ chọn nhà cung cấp có cam kết bảo mật dữ liệu, chỉ gửi cho họ phần dữ liệu cần cho việc họ làm, và chỉ cấp quyền truy cập dữ liệu cho người trực tiếp phụ trách tư vấn. Khi thay đổi nhà cung cấp, chúng tôi cập nhật danh sách này.
5. Thời gian lưu trữ
Thông tin yêu cầu tư vấn gửi qua form được lưu tối đa 24 tháng kể từ lần liên hệ gần nhất, rồi được xoá.
Lịch sử chat và thông tin liên hệ để lại trong khung chat được lưu cho tới khi chúng tôi xoá, hoặc khi bạn yêu cầu xoá.
Nếu bạn trở thành khách hàng, thông tin liên quan đến hợp đồng được lưu theo thời hạn pháp luật về kế toán và hợp đồng quy định.
Bạn có thể yêu cầu xoá sớm hơn bất cứ lúc nào — xem mục 7.
7. Quyền của bạn
Với dữ liệu cá nhân của mình, bạn có quyền:
- Được biết dữ liệu nào của bạn đang được lưu và dùng vào việc gì
- Yêu cầu xem, sửa hoặc cập nhật dữ liệu
- Rút lại sự đồng ý và yêu cầu ngừng liên hệ
- Phản đối hoặc yêu cầu hạn chế việc xử lý dữ liệu
- Yêu cầu xoá dữ liệu
- Khiếu nại nếu cho rằng dữ liệu của mình bị sử dụng sai mục đích
Để thực hiện các quyền này, gửi email tới [email protected] với tiêu đề “Yêu cầu về dữ liệu cá nhân”, kèm số điện thoại hoặc email đã dùng khi liên hệ để chúng tôi xác minh.
Chúng tôi xác nhận đã nhận yêu cầu trong 2 ngày làm việc. Sau khi xác minh, chúng tôi cung cấp hoặc sửa dữ liệu trong 10 ngày, ngừng xử lý theo yêu cầu rút đồng ý trong 15 ngày, và xoá dữ liệu trong 20 ngày. Nếu không thực hiện được một phần yêu cầu theo quy định của pháp luật, chúng tôi sẽ nêu rõ lý do.
8. Trẻ em
Website và trợ lý chat dành cho doanh nghiệp và người trưởng thành, không nhắm tới trẻ em. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu cá nhân của trẻ em; nếu phát hiện đã nhận dữ liệu của trẻ em mà không có sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ, chúng tôi sẽ xoá.
9. Bảo vệ dữ liệu
Dữ liệu được truyền qua kết nối mã hoá (HTTPS). Quyền truy cập hộp thư, nhóm nhắn tin nội bộ và lịch sử chat được giới hạn cho người trực tiếp phụ trách. Form có cơ chế chống gửi tự động, khung chat giới hạn tần suất gửi tin để hạn chế lạm dụng.
Nếu xảy ra sự cố làm lộ dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thông báo cho người bị ảnh hưởng và cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
10. Khi bạn sử dụng dịch vụ Botia
Chính sách này áp dụng cho website HD Web Services. Nếu bạn đăng ký và sử dụng dịch vụ Botia cho doanh nghiệp của mình, hoặc chat với trợ lý Botia trên website của doanh nghiệp khác, việc xử lý dữ liệu tuân theo Chính sách bảo mật và Điều khoản dịch vụ riêng của Botia tại https://botia.hdweb.info.
11. Thay đổi chính sách
Chính sách này có thể được cập nhật khi cách chúng tôi xử lý dữ liệu thay đổi. Ngày cập nhật gần nhất luôn ghi ở đầu trang. Với thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo rõ trên website.
12. Liên hệ
Mọi câu hỏi về chính sách này, vui lòng liên hệ HD Web Services:
- Email: [email protected]
- Hotline: 0984 785 002
- Địa chỉ: 797, Đường DT743A, Phường Dĩ An, TP.HCM