Phần mềm cũ chậm, thiếu chức năng, nhân viên phải làm thêm bằng Excel — chủ cửa hàng biết rõ điều đó. Nhưng nhiều người vẫn chần chừ vì một nỗi lo rất cụ thể: đổi xong mà quầy thu ngân đứng hình giữa giờ đông khách thì sao? Tồn kho lệch, khách thân thiết mất điểm, nhân viên không biết bấm gì.
Nỗi lo đó có cơ sở. Nhưng phần lớn rủi ro nằm ở cách chuyển, không nằm ở phần mềm mới. Dưới đây là những việc nên làm để đổi phần mềm mà cửa hàng vẫn bán bình thường.
Dọn dữ liệu trước khi chuyển
Dữ liệu cũ hiếm khi sạch. Sau vài năm, danh mục hàng thường có sản phẩm trùng tên, mã vạch dùng lại cho hàng khác, đơn vị tính lúc "cái" lúc "chiếc", hàng ngừng bán vẫn nằm đó. Chuyển nguyên trạng sang phần mềm mới thì những lỗi này đi theo.
Trước khi chuyển, hãy xem lại:
- Danh mục hàng hoá: gộp mã trùng, bỏ hàng đã ngừng bán lâu, thống nhất đơn vị tính và cách đặt tên biến thể (size, màu).
- Mã vạch: mỗi mã chỉ ứng với một sản phẩm. Mã in sẵn trên tem đang dán trên kệ phải khớp với dữ liệu mới.
- Khách hàng: gộp khách trùng số điện thoại, xác định điểm tích luỹ nào còn hiệu lực.
- Công nợ: đối chiếu số dư với từng nhà cung cấp, từng khách mua sỉ trước khi chuyển — sai từ đầu thì rất khó lần lại.
Việc dọn này tốn công, nhưng chỉ làm một lần. Bỏ qua nó thì nhân viên sẽ gặp lại từng lỗi một ngay tại quầy.
Chọn ngày chuyển hợp lý
Ngày chuyển không nên rơi vào cuối tuần, ngày lễ, mùa cao điểm hay đợt khuyến mãi lớn. Nên chọn ngày vắng khách nhất mà báo cáo của chính cửa hàng bạn cho thấy.
Với chuỗi nhiều chi nhánh, có thể cân nhắc chuyển một cửa hàng trước. Lỗi gặp ở cửa hàng đầu tiên được sửa trước khi đến lượt các cửa hàng còn lại, và nhân viên ở đó trở thành người hướng dẫn cho những nơi chuyển sau.
Chốt tồn kho tại một thời điểm
Tồn kho là phần dễ lệch nhất khi chuyển. Cách an toàn là kiểm kê và chốt số tồn tại một thời điểm rõ ràng — thường là sau khi đóng cửa hôm trước ngày chuyển:
- Ngừng nhập, xuất, chuyển kho trên phần mềm cũ sau giờ chốt.
- Kiểm kê thực tế, ghi lại chênh lệch và lý do nếu biết.
- Đưa số tồn đã kiểm kê vào phần mềm mới, không lấy số trên phần mềm cũ.
- Từ sáng hôm sau, mọi giao dịch chỉ đi trên phần mềm mới.
Hàng đang trên đường chuyển giữa hai chi nhánh, hàng khách đã đặt cọc chưa lấy — những trường hợp này nên được liệt kê riêng và có người phụ trách theo dõi đến khi xong.
Giữ phần mềm cũ để tra cứu
Đừng xoá hay huỷ phần mềm cũ ngay. Trong những tuần đầu sẽ có lúc cần tra lại: khách mang hàng đến đổi kèm hoá đơn cũ, kế toán hỏi số liệu tháng trước, nhà cung cấp đối chiếu công nợ.
Hãy hỏi nhà cung cấp phần mềm cũ: sau khi ngừng gia hạn thì còn đăng nhập xem được dữ liệu không, và xuất toàn bộ dữ liệu ra được dưới dạng nào. Xuất một bản đầy đủ và lưu lại trước khi ngừng dùng.
Đào tạo theo đúng vị trí
Một buổi đào tạo chung cho tất cả nhân viên thường không hiệu quả. Thu ngân cần thuần thục bán hàng, áp khuyến mãi, đổi trả, chốt ca. Thủ kho cần nhập hàng, chuyển kho, kiểm kê. Quản lý cần báo cáo và phân quyền.
Vài điều giúp nhân viên làm quen nhanh:
- Cho bán thử trước ngày chuyển trên dữ liệu thật, với những tình huống thật: hoá đơn nhiều hình thức thanh toán, khách đổi hàng, mã vạch không quét được.
- Viết một trang hướng dẫn ngắn dán tại quầy cho các thao tác hay gặp.
- Có một người nắm rõ phần mềm có mặt tại cửa hàng trong những ngày đầu, nhất là vào giờ đông khách.
Theo dõi sát tuần đầu
Tuần đầu là lúc phát hiện những gì buổi đào tạo chưa lường trước. Mỗi cuối ngày, nên kiểm tra:
- Tiền mặt chốt ca có khớp số trên phần mềm không?
- Tồn kho của vài mặt hàng bán chạy có khớp với hàng trên kệ không?
- Hoá đơn in ra có đủ thông tin cần thiết không?
- Nhân viên đang vướng ở thao tác nào, có ai đang quay lại ghi tay hay dùng Excel không?
Lỗi phát hiện trong tuần đầu thường nhỏ và dễ sửa. Để đến cuối tháng mới đối soát thì chênh lệch đã cộng dồn, khó tìm nguyên nhân.
Không cần đổi tất cả cùng lúc
Nếu cửa hàng cần thay nhiều thứ — bán hàng, kho, công nợ, khách hàng thân thiết — không nhất thiết phải chuyển tất cả trong một ngày. Bắt đầu từ phần đang gây mất thời gian nhất, cho nó chạy ổn rồi mới làm tiếp phần sau, rủi ro sẽ nhỏ hơn nhiều.
Đây cũng là cách triển khai phần mềm quản lý bán lẻ của HD Web Services: khảo sát tại cửa hàng, làm từng phân hệ, chuyển danh mục hàng, tồn kho, khách hàng từ Excel hoặc phần mềm cũ và cùng bạn đối chiếu số liệu trước khi dừng hệ thống cũ, rồi đào tạo theo từng vị trí. Nếu bạn đang tính đổi phần mềm, hãy kể cho chúng tôi nghe cửa hàng đang dùng gì và vướng ở đâu.