Phần mềm báo còn hàng, khách hỏi thì nhân viên lục cả kho không thấy. Kiểm kê xong, mã này thừa, mã bên cạnh lại thiếu. Quản lý sửa số tồn cho khớp, và tháng sau mọi chuyện lặp lại.
Đây là chuyện rất hay gặp ở cửa hàng đã dùng phần mềm được một thời gian, nhất là khi bắt đầu có kho thứ hai, chi nhánh thứ hai. Phản xạ đầu tiên thường là nghi phần mềm sai, hoặc nghi nhân viên. Đôi khi đúng. Nhưng phần lớn trường hợp, số lệch đến từ vài thao tác nhỏ được làm khác với cách phần mềm hiểu, lặp lại mỗi ngày.
Bài này giúp bạn tìm ra đó là thao tác nào, trước khi quyết định đổi phần mềm hay siết người.
Lệch tồn kho chưa chắc là mất hàng
Số tồn trên phần mềm không phải là đếm hàng. Nó là kết quả cộng trừ của mọi phiếu nhập, hoá đơn bán, phiếu chuyển, phiếu trả đã ghi vào. Hàng thật đi một đường, phiếu đi một đường. Chỉ cần một bước hàng đã đi mà phiếu chưa đi, hoặc phiếu ghi sai mã, là hai con số tách nhau.
Vì vậy chênh lệch có hai loại rất khác nhau:
- Hàng không còn thật: hỏng, hết hạn, thất thoát, mất cắp.
- Hàng vẫn còn, chỉ là ghi sai chỗ: đang nằm ở kho khác, được bán dưới mã khác, hoặc đã nhận nhưng chưa nhập phiếu.
Loại thứ hai thường nhiều hơn chủ cửa hàng nghĩ. Sửa thẳng số tồn cho khớp mà không tìm nguyên nhân thì xoá mất dấu vết của chính lỗi đó.
Những thao tác hay làm số lệch
Bán nhầm mã hoặc nhầm biến thể. Giờ đông khách, thu ngân bấm đại một size, một màu "tương tự", hoặc gõ tay một mã hàng thay vì quét. Doanh thu vẫn đúng, nhưng một mã bị trừ oan, mã bên cạnh không bị trừ.
Nhập hàng theo hoá đơn, không theo hàng thực nhận. Nhà cung cấp giao thiếu, giao bù sau, hoặc giao nhầm mẫu, nhưng phiếu nhập được tạo theo hoá đơn cho nhanh. Tồn trên phần mềm có hàng mà kệ không có.
Chuyển kho không có bước nhận. Kho A tạo phiếu chuyển là phần mềm trừ bên A, cộng bên B ngay, dù hàng còn nằm trên xe hoặc bị giao thiếu. Không ai ở kho B xác nhận đã nhận đủ.
Đổi trả, hàng hỏng, hàng dùng nội bộ không ghi phiếu. Khách đổi size thì hàng đổi về kệ nhưng không nhập lại. Hàng vỡ bị bỏ đi, hàng mẫu đem trưng bày, hàng lấy dùng trong cửa hàng, đều ra khỏi kho mà không ra khỏi phần mềm.
Sửa tồn tay không ghi lý do. Ai đó thấy lệch thì sửa cho khớp. Số đúng lại ở thời điểm đó, nhưng không ai biết vì sao nó từng sai, nên lỗi gốc vẫn còn nguyên.
Đơn online không trừ đúng kho. Khi bán thêm qua website hay sàn, đơn được trừ ở kho mặc định trong khi hàng lại lấy ở chi nhánh khác, hoặc đơn huỷ mà hàng giữ chỗ không được trả lại.
Không phải cửa hàng nào cũng gặp cả sáu. Thường chỉ một hai thao tác chiếm phần lớn số lệch, và việc cần làm là tìm ra chúng.
Đọc chênh lệch theo mẫu, không theo tổng
Sau một lần kiểm kê, nhiều cửa hàng chỉ nhìn tổng giá trị chênh lệch rồi điều chỉnh. Con số tổng đó cho biết mức độ, nhưng không cho biết nguyên nhân. Hãy nhìn danh sách chênh lệch theo từng mã và tìm mẫu lặp lại:
- Một mã thừa, mã cùng dòng bên cạnh thiếu đúng chừng ấy: gần như chắc là bán nhầm biến thể. Cách sửa nằm ở quầy (quét mã thay vì chọn tay), không nằm ở kho.
- Thiếu tròn một lô, đúng bằng số lượng của một lần nhập hay một lần chuyển: kiểm tra lại phiếu nhập, phiếu chuyển của lô đó.
- Chênh lệch dồn vào một chi nhánh hay một ca: xem lại cách làm ở chi nhánh đó, ca đó, trước khi kết luận về con người.
- Thiếu lẻ tẻ, rải rác ở nhiều mã: đây mới là vùng của hư hỏng, đổi trả không ghi và thất thoát thật.
Để đọc được như vậy, phần mềm cần cho xem lịch sử biến động của từng mã: mỗi lần cộng trừ đến từ phiếu nào, ai tạo, lúc nào. Không có lịch sử này thì chỉ còn cách đoán.
Chuyển kho phải có bước xác nhận nhận hàng
Khi có từ hai kho trở lên, chuyển kho thường là nguồn lệch lớn nhất, vì nó là thao tác duy nhất có hai bên cùng chịu trách nhiệm.
Cách làm an toàn là tách chuyển kho thành hai bước:
- Kho gửi xuất hàng. Hàng rời khỏi tồn kho gửi và nằm ở trạng thái "đang chuyển", chưa thuộc kho nào để bán.
- Kho nhận đếm và xác nhận. Chỉ khi người ở kho nhận xác nhận số thực nhận, hàng mới cộng vào kho nhận. Nếu thiếu, chênh lệch hiện ra ngay trên phiếu, khi mọi người còn nhớ chuyến hàng đó.
Như vậy, lệch do chuyển kho được phát hiện trong ngày, thay vì đến lần kiểm kê sau mới thấy và không còn ai nhớ vì sao.
Kiểm kê từng phần, đều đặn
Kiểm kê toàn bộ cửa hàng tốn công, thường phải đóng cửa hoặc làm ngoài giờ, nên nhiều nơi chỉ làm vài lần trong năm. Đến lúc đó thì chênh lệch đã cộng dồn từ nhiều tháng, không lần ra gốc được nữa.
Một cách khác là kiểm kê từng phần: mỗi ngày hoặc mỗi tuần đếm một nhóm hàng, một dãy kệ, xoay vòng cho tới khi hết cửa hàng rồi lặp lại. Nên ưu tiên đếm thường xuyên hơn những nhóm hàng giá trị cao, bán chạy hoặc hay lệch.
Lợi ích lớn nhất không phải là số tồn đúng hơn, mà là chênh lệch được phát hiện khi còn mới. Lệch phát hiện sau vài ngày còn hỏi được thu ngân, thủ kho đã làm gì. Lệch phát hiện sau vài tháng thì chỉ còn cách sửa số.
Mỗi lần sửa tồn ghi lý do và người sửa
Điều chỉnh tồn kho là cần thiết, nhưng nó phải để lại dấu vết. Một quy tắc đơn giản:
- Không ai được sửa thẳng con số tồn. Mọi thay đổi đi qua phiếu điều chỉnh.
- Mỗi phiếu điều chỉnh phải chọn lý do: hư hỏng, hết hạn, hàng mẫu, dùng nội bộ, chênh lệch kiểm kê, khác.
- Phiếu ghi ai tạo, ai duyệt. Nhân viên đếm hàng không nên là người tự duyệt điều chỉnh cho chính mình.
- Phân quyền theo vị trí: thu ngân bán hàng, thủ kho nhập xuất, quản lý duyệt điều chỉnh. Mỗi chi nhánh chỉ làm trên kho của mình.
Sau vài tháng, báo cáo điều chỉnh theo lý do sẽ cho bạn thấy tiền đang thất thoát vì đâu, thay vì chỉ một dòng "chênh lệch kiểm kê" không ai giải thích được.
Phần mềm giúp được gì, và không giúp được gì
Phần mềm tốt giúp giảm cơ hội làm sai: quét mã thay vì chọn tay, bắt buộc xác nhận khi nhận hàng chuyển kho, không cho sửa tồn mà không có phiếu, lưu lịch sử biến động từng mã. Nó cũng giúp thấy sai sớm qua cảnh báo và báo cáo.
Nhưng phần mềm không tự đếm hàng, và không ngăn được thao tác bị làm tắt nếu quy trình cho phép làm tắt. Nếu cửa hàng chưa thống nhất "hàng đổi trả để đâu, ai nhập lại", thì phần mềm nào cũng sẽ lệch.
Vì vậy, trước khi nghĩ tới đổi phần mềm, hãy làm một lần kiểm kê kỹ, đọc chênh lệch theo mẫu như trên, và xem nguyên nhân nằm ở thao tác nào. Nếu nguyên nhân là phần mềm hiện tại không có những bước cần thiết, chẳng hạn chuyển kho không có bước nhận, không có lịch sử từng mã, không có phân quyền theo chi nhánh, thì lúc đó mới là lúc cân nhắc đổi.
Phần mềm quản lý bán lẻ của HD Web Services có phân hệ kho gồm nhập, xuất, chuyển kho giữa chi nhánh, kiểm kê và cảnh báo sắp hết hàng; mỗi chi nhánh, mỗi vị trí chỉ thấy và làm đúng phần việc của mình. Chúng tôi xem nhân viên đang bán, nhập kho, chốt ca thế nào trước khi đề xuất bất cứ màn hình nào. Nếu số tồn của bạn đang lệch mà chưa rõ vì đâu, hãy kể cho chúng tôi nghe cửa hàng đang nhập, bán và chuyển hàng ra sao.