Phần lớn cửa hàng không đổi phần mềm vì phần mềm cũ thiếu tính năng. Họ đổi vì phần mềm bắt họ đổi cách làm: quy trình nhập hàng phải đi đường vòng, nhân viên phải nhớ mẹo để xuất hoá đơn, báo cáo cuối ngày phải xuất ra Excel rồi tự cộng lại.
Dưới đây là những gì nên kiểm tra trước khi chọn — dù bạn dùng phần mềm đóng gói có sẵn hay làm riêng.
Bán hàng tại quầy phải nhanh
Quầy thu ngân là nơi phần mềm bị thử thách nhiều nhất, vào giờ đông khách nhất.
- Quét mã vạch, tìm sản phẩm theo tên hoặc mã trong vài giây
- Áp dụng khuyến mãi, mã giảm giá, điểm thành viên ngay tại quầy — không cần quản lý duyệt tay
- Nhận nhiều hình thức thanh toán trong một hoá đơn: tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ
- Vẫn bán được khi mất mạng, tự đồng bộ khi có mạng lại
Điểm cuối cùng thường bị bỏ qua khi thử phần mềm ở văn phòng, nhưng là điều khiến cửa hàng mất khách thật.
Tồn kho đúng theo thời gian thực
Tồn kho sai là nguồn thất thoát lớn nhất mà nhiều chủ cửa hàng không nhìn thấy.
- Tồn kho trừ ngay khi bán, cộng ngay khi nhập — không chờ cuối ngày
- Quản lý theo biến thể: size, màu, lô, hạn sử dụng (nếu bán thực phẩm, mỹ phẩm)
- Cảnh báo hàng sắp hết, hàng tồn lâu không bán được
- Kiểm kê định kỳ và ghi lại chênh lệch, có người chịu trách nhiệm
Nhiều chi nhánh, một bức tranh
Khi mở cửa hàng thứ hai, bài toán thay đổi hoàn toàn.
- Xem tồn kho của mọi chi nhánh ở một màn hình
- Chuyển hàng giữa các chi nhánh có phiếu, có người xác nhận nhận hàng
- Giá bán và khuyến mãi có thể khác nhau theo chi nhánh
- Báo cáo doanh thu tổng hợp và theo từng điểm bán
Nếu hiện tại bạn có một cửa hàng nhưng dự định mở thêm, hãy chọn giải pháp xử lý được nhiều chi nhánh ngay từ đầu. Chuyển dữ liệu giữa hai phần mềm sau này tốn hơn nhiều.
Ca làm việc và phân quyền
- Mở ca, chốt ca có đối soát tiền mặt thực tế với số trên phần mềm
- Mỗi nhân viên một tài khoản, mọi thao tác huỷ hoá đơn, sửa giá đều có lịch sử
- Phân quyền rõ: thu ngân không xem được giá nhập, quản lý chi nhánh không sửa được dữ liệu chi nhánh khác
Báo cáo trả lời được câu hỏi thật
Báo cáo tốt không phải là nhiều biểu đồ, mà là trả lời nhanh những câu chủ cửa hàng hỏi mỗi tuần:
- Mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào đang chôn vốn?
- Lợi nhuận gộp theo nhóm hàng là bao nhiêu, không chỉ doanh thu?
- Khung giờ, ngày nào đông khách nhất để xếp ca cho đúng?
- Khách quay lại mua chiếm bao nhiêu phần?
Kết nối với phần còn lại của doanh nghiệp
Phần mềm bán hàng hiếm khi đứng một mình. Hãy kiểm tra khả năng kết nối với:
- website và sàn thương mại điện tử — đồng bộ tồn kho để không bán vượt số hàng đang có
- phần mềm kế toán và hoá đơn điện tử
- đơn vị vận chuyển, nếu có bán online
- công cụ chăm sóc khách hàng: Zalo OA, SMS, email
Checklist trước khi chọn
- Phần mềm có chạy theo đúng quy trình cửa hàng đang làm, hay bắt bạn đổi quy trình?
- Mất mạng thì quầy thu ngân còn bán được không?
- Dữ liệu của bạn có xuất ra được không, và nếu ngừng dùng thì sao?
- Thêm chi nhánh, thêm kho thì chi phí tăng thế nào?
- Ai hỗ trợ khi có sự cố lúc 8 giờ tối thứ bảy?
Đóng gói có sẵn hay làm riêng?
Phần mềm đóng gói có sẵn phù hợp khi quy trình của bạn giống số đông: một vài cửa hàng, bán lẻ thông thường, không có nghiệp vụ đặc thù. Chi phí thấp, dùng được ngay.
Làm riêng đáng cân nhắc khi bạn đã thấy rõ những chỗ phần mềm hiện tại bắt nhân viên làm vòng, khi cần kết nối với hệ thống đang có, hoặc khi chuỗi đủ lớn để mỗi phút tiết kiệm ở quầy nhân lên thành con số đáng kể.
Phần mềm quản lý bán lẻ của HD Web Services được xây theo đúng quy trình cửa hàng đang chạy — chúng tôi xem nhân viên bán hàng, nhập kho, chốt ca thế nào trước khi đề xuất bất cứ màn hình nào. Nếu bạn đang cân nhắc, hãy kể cho chúng tôi nghe cửa hàng của bạn đang vận hành thế nào.