Đơn hàng được nhập vào phần mềm bán hàng. Cuối ngày, kế toán xuất file, rồi gõ lại từng dòng vào phần mềm kế toán. Phòng kinh doanh quản lý khách trong CRM, nhưng số điện thoại mới nhất lại nằm trong một file Excel ai đó tự lập. Cuối tháng, ban giám đốc hỏi doanh thu, và ba bộ phận đưa ra ba con số khác nhau.
Đây là tình trạng rất hay gặp ở doanh nghiệp đã dùng phần mềm được vài năm: mỗi bộ phận có công cụ riêng, nhưng các công cụ không nói chuyện với nhau. Người làm cầu nối là nhân viên, bằng tay, bằng file và bằng trí nhớ.
Nhiều người nghĩ cách giải quyết là thay hết bằng một phần mềm "tất cả trong một". Đôi khi đúng. Nhưng thường thì các phần mềm đang dùng vẫn ổn, cái thiếu là đường nối giữa chúng.
Cái giá thật của việc nhập lại
Nhập một dữ liệu hai lần không chỉ tốn thời gian. Nó gây ra ba vấn đề lớn hơn:
- Sai lệch. Mỗi lần gõ lại là một lần có thể gõ sai. Sai một mã hàng, một số tiền, và hai hệ thống bắt đầu lệch nhau.
- Chậm. Dữ liệu chỉ đi sang hệ thống kia khi có người rảnh để chuyển. Báo cáo vì thế luôn trễ hơn thực tế.
- Không ai chắc con số nào đúng. Khi hai phần mềm ghi hai giá trị khác nhau cho cùng một việc, cuộc họp biến thành buổi đối chiếu thay vì buổi ra quyết định.
Nếu công ty bạn có người mà công việc chính là "chuyển dữ liệu từ chỗ này sang chỗ kia", đó là dấu hiệu rõ nhất cho thấy nên nghĩ tới kết nối.
Vẽ luồng dữ liệu trước khi bàn kỹ thuật
Câu hỏi đầu tiên không phải "kết nối bằng công nghệ gì", mà là dữ liệu nào đi từ đâu tới đâu. Hãy lấy một tờ giấy và liệt kê:
- Các phần mềm đang dùng, kể cả những file Excel dùng chung mà thực chất đang đóng vai một phần mềm.
- Những loại dữ liệu chính: khách hàng, sản phẩm, đơn hàng, hoá đơn, công nợ, tồn kho, nhân sự.
- Với mỗi loại dữ liệu: được tạo ra ở đâu, ai sửa, và những nơi nào khác cần dùng nó.
- Mức độ cần nhanh: phải sang ngay lập tức, hay cuối ngày chuyển một lần là đủ?
Bản vẽ này thường cho thấy nhiều điều bất ngờ: một dữ liệu được nhập ở ba nơi, một bộ phận đang dùng bản sao đã cũ cả tháng, hay một file Excel mà nếu người phụ trách nghỉ việc thì không ai biết cập nhật.
Mỗi loại dữ liệu chỉ có một nơi giữ bản đúng
Đây là quyết định quan trọng nhất, và nó là quyết định nghiệp vụ, không phải kỹ thuật. Với mỗi loại dữ liệu, cần chốt phần mềm nào giữ bản gốc; các phần mềm khác chỉ nhận lại từ đó.
Ví dụ một cách chia hay gặp:
| Dữ liệu | Nơi giữ bản đúng | Nơi nhận lại |
|---|---|---|
| Thông tin khách hàng | CRM | Phần mềm bán hàng, kế toán |
| Danh mục sản phẩm, giá bán | Phần mềm bán hàng | Website, CRM |
| Hoá đơn, công nợ | Phần mềm kế toán | Dashboard điều hành |
Cách chia của công ty bạn có thể khác. Điều quan trọng là không để hai nơi cùng được sửa một dữ liệu mà không có quy tắc rõ ràng. Nếu nhân viên kinh doanh sửa số điện thoại khách trong CRM, còn kế toán sửa trong phần mềm kế toán, thì kết nối nào cũng sẽ phải đoán xem bản nào đúng.
Thường bước này cũng là lúc các bộ phận phải ngồi lại với nhau lần đầu để thống nhất. Đừng bỏ qua nó; mọi rắc rối về sau của dự án kết nối hầu như đều quay về đây.
Kết nối qua API hay trao đổi file theo lịch
Khi đã biết dữ liệu nào đi đâu, mới đến câu hỏi kết nối bằng cách nào. Có hai cách phổ biến:
Qua API. API là "cửa" mà một phần mềm mở ra để phần mềm khác gửi và lấy dữ liệu một cách tự động. Nếu phần mềm bạn đang dùng có API, dữ liệu có thể được chuyển gần như ngay khi phát sinh, không cần ai bấm nút.
Trao đổi file theo lịch. Nếu phần mềm không có API nhưng cho phép xuất và nhập file, hệ thống có thể tự xuất file từ bên này và nạp vào bên kia theo một lịch định sẵn, chẳng hạn cuối mỗi ngày. Chậm hơn API, nhưng với nhiều nghiệp vụ như đối soát cuối ngày thì hoàn toàn đủ.
Phần mềm có hỗ trợ cách nào hay không phụ thuộc vào phía nhà cung cấp phần mềm đó, nên cần kiểm tra cụ thể với từng phần mềm, đôi khi với từng gói bạn đang thuê. Một số câu nên hỏi nhà cung cấp:
- Phần mềm có API không? Gói chúng tôi đang dùng có được dùng API không?
- Có tài liệu mô tả API không, và ai được cấp quyền truy cập?
- Nếu không có API, có xuất và nhập file được không, định dạng gì?
- Khi phần mềm nâng cấp phiên bản, cách kết nối có bị thay đổi không?
Những điều nên tính trước
Khi kết nối bị lỗi thì sao? Mạng chập chờn, phần mềm bên kia bảo trì, một bản ghi bị thiếu thông tin bắt buộc. Một kết nối tốt phải ghi lại bản ghi nào chưa chuyển được và báo cho người phụ trách, thay vì im lặng bỏ qua.
Dữ liệu cũ có bẩn không? Nếu cùng một khách hàng đang có ba mã khác nhau trong ba phần mềm, kết nối sẽ nhân sự lộn xộn đó lên. Thường phải dọn và ghép mã trước khi nối.
Ai được thấy dữ liệu gì? Khi dữ liệu chảy từ hệ thống này sang hệ thống khác, quyền xem cũng cần được tính lại. Thông tin lương hay công nợ của khách không nên vô tình xuất hiện ở một màn hình mà nhiều người truy cập được.
Ai theo dõi sau khi chạy? Kết nối không phải làm một lần là xong mãi mãi. Cần có người biết khi nào nó ngừng chạy và biết gọi ai.
Bắt đầu từ luồng tốn công nhập lại nhất
Giống như số hoá quy trình, không nên nối tất cả cùng lúc. Hãy chọn một luồng dữ liệu đang tốn nhiều công nhập lại nhất hoặc hay gây sai lệch nhất, ví dụ đơn hàng từ phần mềm bán hàng sang phần mềm kế toán, làm cho nó chạy ổn, rồi mới nối tiếp luồng sau.
Khi các luồng chính đã nối xong, dữ liệu nằm đúng chỗ và cập nhật liên tục, bước tự nhiên tiếp theo là một dashboard điều hành: ban giám đốc xem số liệu kinh doanh, vận hành mà không phải chờ ai tổng hợp tay cuối tháng.
Khi nào nên nhờ đơn vị bên ngoài
Nếu chỉ cần nối hai phần mềm phổ biến và cả hai đều có sẵn tính năng kết nối với nhau, hãy thử dùng tính năng đó trước. Khi số phần mềm nhiều hơn, có phần mềm cũ không có API, hoặc cần thêm quy tắc nghiệp vụ riêng của công ty, thì nên có một đơn vị khảo sát kỹ trước khi làm.
Với giải pháp doanh nghiệp của HD Web Services, tích hợp hệ thống là một trong những việc chúng tôi làm: kết nối ERP, phần mềm kế toán, CRM để dữ liệu chỉ nhập một lần. Khả năng tích hợp với từng phần mềm, qua API hay qua trao đổi file theo lịch, được kiểm tra trong buổi khảo sát, trước khi đưa vào báo giá; dự án lớn được chia giai đoạn và báo giá theo từng giai đoạn. Nếu bạn đang có người ngồi chuyển dữ liệu bằng tay mỗi ngày, hãy kể cho chúng tôi nghe dữ liệu đó đang đi từ đâu tới đâu.