Đề xuất mua hàng gửi qua email. Trưởng phòng duyệt bằng một tin nhắn "ok em". Kế toán in ra, kẹp vào bìa, chờ giám đốc ký. Ba tháng sau có người hỏi "khoản này ai duyệt?", và cả phòng mất một buổi chiều lục lại tin nhắn.
Khi đã thấy rõ cái giá của cách làm này, nhiều doanh nghiệp muốn số hoá tất cả cùng lúc: mua hàng, tạm ứng, nghỉ phép, hợp đồng, thanh toán. Đó thường là lý do dự án kéo dài, tốn kém, rồi bị bỏ dở giữa chừng.
Cách làm ít rủi ro hơn là chọn một quy trình để bắt đầu, làm cho nó chạy thật, rồi mới mở rộng. Câu hỏi là chọn quy trình nào.
Chọn quy trình đầu tiên theo bốn tiêu chí
Quy trình nên số hoá đầu tiên không nhất thiết là quy trình quan trọng nhất. Nó là quy trình mà khi chạy tốt trên phần mềm, nhiều người thấy ngay lợi ích. Hãy xét từng ứng viên theo bốn câu hỏi:
- Có lặp lại thường xuyên không? Một quy trình chạy vài lần mỗi tuần sẽ cho thấy kết quả nhanh hơn quy trình chỉ chạy mỗi quý một lần.
- Có đang gây chậm trễ hoặc thất lạc không? Hồ sơ hay bị kẹt ở một người, phải hỏi đi hỏi lại "đến đâu rồi" — đó là dấu hiệu tốt để bắt đầu.
- Các bước có tương đối rõ không? Nếu chính các phòng ban còn chưa thống nhất ai duyệt bước nào, việc cần làm trước là thống nhất quy trình, chưa phải viết phần mềm.
- Có người đứng ra chịu trách nhiệm không? Cần một người đủ thẩm quyền để quyết khi có tranh cãi, và đủ quan tâm để theo đến cùng.
Ở nhiều doanh nghiệp, các quy trình như đề xuất mua hàng, tạm ứng và thanh toán, hay đơn nghỉ phép thường thoả được cả bốn tiêu chí. Nhưng hãy chọn theo thực tế của công ty bạn, không theo danh sách của người khác.
Những quy trình chưa nên làm đầu tiên
Có những quy trình nghe rất đáng số hoá nhưng không hợp để mở màn:
- Quy trình còn đang thay đổi. Nếu ban giám đốc đang tính lại cơ cấu phòng ban, cấp duyệt sẽ đổi theo. Làm phần mềm cho một quy trình chưa ổn định là làm hai lần.
- Quy trình có quá nhiều ngoại lệ. Mỗi hồ sơ đi một đường riêng tuỳ người, tuỳ khách. Phần mềm sẽ hoặc rất phức tạp, hoặc bị bỏ qua để quay lại làm tay.
- Quy trình phụ thuộc vào hệ thống bên ngoài chưa kiểm tra được khả năng kết nối. Không phải không làm được, nhưng nên để sau khi quy trình đầu tiên đã chạy ổn.
Vẽ lại quy trình trước khi nói tới phần mềm
Trước khi bàn màn hình hay tính năng, hãy vẽ lại quy trình đang chạy thật, không phải quy trình ghi trong sổ tay nội bộ. Hai bản này thường khác nhau.
Một bản vẽ hữu ích trả lời được:
- Hồ sơ bắt đầu từ ai, gồm những thông tin và chứng từ gì?
- Đi qua những ai, theo thứ tự nào? Có bước nào thực ra chỉ để "báo cho biết" chứ không phải duyệt?
- Duyệt theo điều kiện gì — ví dụ khoản chi lớn hơn một mức thì cần thêm cấp duyệt?
- Khi bị từ chối thì hồ sơ quay về đâu? Khi người duyệt đi vắng thì ai thay?
- Duyệt xong thì việc gì xảy ra tiếp: kế toán chi tiền, kho nhập hàng, hay chỉ lưu lại?
Câu hỏi về người thay thế khi vắng mặt thường bị quên, và lại là nơi hồ sơ hay kẹt lâu nhất. Bản vẽ này cũng là lúc nên cắt bớt bước thừa: số hoá một quy trình rườm rà chỉ tạo ra một quy trình rườm rà trên màn hình.
Phần mềm phê duyệt tốt cần làm được gì
Không cần nhiều tính năng. Cần đúng những thứ giải quyết được lý do bạn muốn bỏ giấy tờ và tin nhắn:
- Biết hồ sơ đang ở đâu. Người đề xuất tự xem được hồ sơ đang chờ ai, không phải đi hỏi.
- Nhắc khi quá hạn. Hồ sơ nằm quá lâu ở một người thì có nhắc, và người quản lý thấy được.
- Lịch sử đầy đủ. Ai duyệt, lúc nào, kèm ý kiến gì — tra lại được sau nhiều tháng.
- Duyệt được trên điện thoại. Người duyệt thường là người hay đi gặp khách, đi công tác.
- Phân quyền rõ. Mỗi người chỉ thấy hồ sơ liên quan đến mình.
- Chứng từ đính kèm đi cùng hồ sơ, không phải gửi riêng qua email.
Với những chứng từ có yêu cầu riêng về pháp lý hoặc kế toán, hãy hỏi bộ phận kế toán, pháp chế xem chứng từ nào cần chữ ký số hay bản gốc trước khi quyết định bỏ hẳn giấy tờ.
Ba sai lầm khiến hệ thống mới bị bỏ xó
Không hỏi người dùng thật. Phần mềm được thiết kế theo ý ban giám đốc, còn người nhập đề xuất hằng ngày lại thấy nó chậm và rắc rối hơn gửi email. Họ sẽ tìm cách đi vòng.
Bỏ cách làm cũ quá sớm. Ngày đầu dùng hệ thống mới, cấm luôn email và giấy tờ. Có lỗi hay có trường hợp chưa tính tới là mọi việc dừng lại. An toàn hơn là cho hai cách chạy song song một thời gian, tới khi hệ thống mới ổn định.
Lãnh đạo không dùng. Nếu giám đốc vẫn duyệt qua tin nhắn, cả công ty sẽ hiểu rằng hệ thống mới là tuỳ chọn.
Mở rộng sau khi quy trình đầu tiên đã chạy
Khi quy trình đầu tiên đã thành thói quen, những quy trình sau sẽ nhanh hơn: người dùng đã quen giao diện, phân quyền và danh sách nhân sự đã có sẵn, và bạn đã biết công ty mình vướng ở đâu khi đổi cách làm.
Lúc đó mới là lúc nghĩ tới bước tiếp theo: nối dữ liệu duyệt sang phần mềm kế toán để không phải nhập lại, hay đưa số liệu đề xuất, chi phí lên một bảng điều hành cho ban giám đốc.
Làm riêng hay dùng phần mềm có sẵn?
Nếu quy trình của bạn khá phổ biến và một phần mềm có sẵn đáp ứng được phần lớn nhu cầu, thường nên mua và tuỳ chỉnh. Làm riêng đáng cân nhắc khi quy trình phê duyệt gắn chặt với cách công ty bạn vận hành, hoặc cần kết nối với các hệ thống đang dùng.
Với giải pháp doanh nghiệp của HD Web Services, dự án bắt đầu bằng khảo sát nghiệp vụ với từng bộ phận và một bản mẫu để người dùng thật bấm thử trước khi chốt phạm vi lập trình; sau đó làm theo từng giai đoạn, mỗi giai đoạn có demo và nghiệm thu. Nếu bạn đang cân nhắc nên bắt đầu từ quy trình nào, hãy kể cho chúng tôi nghe quy trình đó đang chạy ra sao.